Algemene Voorwaarden

Laatst bijgewerkt: 18 september 2026

1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Smart Systems Desk: Verhoef Media, handelend onder de naam Smart Systems Desk, gevestigd in Nederland en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 57128944.

Klant: de persoon of organisatie met wie Smart Systems Desk een overeenkomst is aangegaan.

Partijen: Smart Systems Desk en de klant gezamenlijk.

Consument: een klant die een natuurlijk persoon is en handelt buiten bedrijfs- of beroepsactiviteit.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, diensten, opdrachten, overeenkomsten en leveringen van diensten door of namens Smart Systems Desk.

Partijen kunnen alleen van deze algemene voorwaarden afwijken indien dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

De toepasselijkheid van aanvullende of afwijkende voorwaarden van de klant of derden is uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

3. Aanbiedingen en offertes

Aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

Tenzij een andere termijn is vermeld, is een offerte of aanbieding maximaal één maand geldig.

Indien een aanbieding of offerte niet binnen de geldende termijn wordt aanvaard, vervalt deze.

Een offerte geldt uitsluitend voor de werkzaamheden of diensten die daarin zijn omschreven, tenzij anders overeengekomen.

4. Aanvaarding

Indien een vrijblijvende aanbieding of offerte wordt aanvaard, behoudt Smart Systems Desk zich het recht voor deze binnen drie dagen na ontvangst van de aanvaarding alsnog in te trekken.

Mondelinge aanvaarding is pas bindend nadat deze schriftelijk of elektronisch is bevestigd.

5. Prijzen

Prijzen worden vermeld in euro’s, tenzij anders overeengekomen.

Prijzen en tarieven kunnen worden gewijzigd voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Indien diensten worden berekend op basis van bestede tijd, geldt het overeengekomen of gebruikelijke uurtarief.

Indien een totaalbedrag voor een project als schatting of richtprijs is vermeld, geldt dit als indicatieve prijs, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk een vaste prijs is overeengekomen.

Indien redelijkerwijs wordt verwacht dat een richtprijs aanzienlijk wordt overschreden, zal Smart Systems Desk de klant daar waar mogelijk tijdig over informeren.

6. Betaling

Smart Systems Desk kan voorafgaand aan de werkzaamheden een aanbetaling verlangen van maximaal 50% van het overeengekomen bedrag.

Tenzij op de factuur of schriftelijk anders is overeengekomen, dienen facturen binnen de vermelde betalingstermijn te worden voldaan.

Smart Systems Desk kan werkzaamheden of levering opschorten indien overeengekomen betalingen niet tijdig worden voldaan.

Smart Systems Desk kan volledige of gedeeltelijke betaling verlangen vóór levering van werkzaamheden, toegang, bestanden of andere opleveringen.

7. Te late betaling

Indien de klant niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, kunnen wettelijke of overeengekomen rente en incassokosten verschuldigd worden overeenkomstig Nederlands recht.

Smart Systems Desk kan verdere uitvoering opschorten totdat openstaande bedragen zijn voldaan.

Redelijke buitengerechtelijke incassokosten kunnen in rekening worden gebracht voor zover wettelijk toegestaan.

8. Uitvoering van de overeenkomst

Smart Systems Desk voert de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uit en overeenkomstig hetgeen redelijkerwijs van een professionele dienstverlener mag worden verwacht.

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, betreffen dienstverleningsovereenkomsten een inspanningsverplichting en geen garantie op een bepaald commercieel, technisch of ander resultaat.

Smart Systems Desk mag derden inschakelen voor onderdelen van de overeengekomen dienstverlening indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is.

Werkzaamheden kunnen starten nadat de opdracht schriftelijk is goedgekeurd en een eventueel overeengekomen voorschot is ontvangen.

9. Verantwoordelijkheden van de klant

De klant dient alle informatie, gegevens, toegangen, materialen en documenten beschikbaar te stellen die redelijkerwijs nodig zijn voor een correcte uitvoering van de opdracht.

De klant is verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de verstrekte informatie.

Vertragingen als gevolg van ontbrekende, onvolledige of te laat verstrekte informatie kunnen leiden tot aangepaste deadlines en aanvullende kosten.

De klant is verantwoordelijk voor het beschikken over de benodigde rechten op gegevens, content, bestanden en andere materialen die voor een project aan Smart Systems Desk worden verstrekt.

10. Externe platforms en diensten

Projecten kunnen gebruikmaken van software, API’s, hostingproviders, AI-diensten, databases, automatiseringsplatforms en andere diensten van derden.

Deze aanbieders hanteren hun eigen voorwaarden, prijzen, beschikbaarheid, technische beperkingen en privacybeleid.

Smart Systems Desk is niet verantwoordelijk voor storingen, wijzigingen, prijsverhogingen, wijzigingen in functionaliteit of beëindiging van diensten door externe aanbieders.

11. Kunstmatige intelligentie

Diensten, workflows of applicaties kunnen gebruikmaken van technologie op basis van kunstmatige intelligentie.

Door AI gegenereerde resultaten kunnen onvolledig, onjuist, inconsistent of ongeschikt zijn voor een specifiek doel.

Tenzij anders overeengekomen, blijft de klant verantwoordelijk voor het controleren van resultaten voordat deze worden gebruikt voor belangrijke zakelijke, juridische, financiële, medische of andere beslissingen met grote gevolgen.

12. Oplevering en deadlines

Opleverdata en projectplanningen zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk als bindende termijn overeengekomen.

Vertraging geeft niet automatisch recht op schadevergoeding of beëindiging van de overeenkomst, tenzij dit voortvloeit uit toepasselijk recht of uitdrukkelijk is overeengekomen.

Planningen kunnen worden aangepast wanneer vertraging ontstaat door ontbrekende input van de klant, wijzigingen in de scope, externe diensten of omstandigheden buiten de redelijke invloed van Smart Systems Desk.

13. Wijzigingen in de opdracht

Indien het na het sluiten van de overeenkomst noodzakelijk of wenselijk wordt de inhoud of omvang van een opdracht te wijzigen, bespreken partijen de wijziging en worden waar nodig aanvullende kosten en aangepaste termijnen overeengekomen.

14. Intellectueel eigendom

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, behoudt Smart Systems Desk de intellectuele eigendomsrechten op concepten, ontwerpen, methoden, templates, documentatie, bronmateriaal en ander oorspronkelijk werk dat in verband met de dienstverlening is ontwikkeld.

De klant mag beschermd materiaal niet kopiëren, reproduceren, verspreiden, doorverkopen of aan derden beschikbaar stellen buiten de rechten die in de betreffende overeenkomst zijn verleend.

Specifieke afspraken over eigendom of licenties van maatwerkapplicaties, broncode, ontwerpen of andere opleveringen kunnen afzonderlijk worden vastgelegd in een offerte, projectvoorstel of overeenkomst.

Software en componenten van derden blijven onderworpen aan de licentievoorwaarden van de betreffende rechthebbenden.

15. Boetebeding

Indien de klant een verplichting met betrekking tot geheimhouding of intellectueel eigendom uit deze algemene voorwaarden schendt, is de klant aan Smart Systems Desk een onmiddellijk opeisbare contractuele boete verschuldigd van €10.000 voor iedere afzonderlijke overtreding.

Indien de overtreding voortduurt nadat de klant daarvan op de hoogte is gesteld, is daarnaast een boete verschuldigd van €1.000 voor iedere dag dat de overtreding voortduurt, tot een maximaal aanvullend bedrag van €25.000.

Voor zover wettelijk toegestaan is geen voorafgaande ingebrekestelling of gerechtelijke procedure vereist voordat de contractuele boete verschuldigd is.

Betaling van de contractuele boete doet geen afbreuk aan het recht van Smart Systems Desk om, voor zover wettelijk toegestaan, schadevergoeding te vorderen voor schade die het bedrag van de boete overstijgt.

16. Geheimhouding

Indien in het kader van een project vertrouwelijke informatie wordt uitgewisseld, dienen beide partijen hiermee zorgvuldig om te gaan en deze informatie niet aan derden openbaar te maken, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wettelijk verplicht is.

17. Klachten

De klant dient geleverde diensten en opleveringen binnen een redelijke termijn te controleren.

Klachten dienen zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk na ontdekking van het probleem te worden gemeld.

Een klacht dient voldoende informatie te bevatten om deze adequaat te kunnen onderzoeken.

Een klacht over lopende werkzaamheden verplicht Smart Systems Desk niet automatisch tot werkzaamheden buiten de overeengekomen scope.

18. Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid bestaat uitsluitend voor zover dit voortvloeit uit toepasselijk recht.

Indien Smart Systems Desk aansprakelijk is, is deze aansprakelijkheid beperkt tot directe schade die voortvloeit uit de betreffende overeenkomst.

Voor zover wettelijk toegestaan is Smart Systems Desk niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, gemiste besparingen, gemiste zakelijke kansen of schade van derden.

Indien aansprakelijkheid wordt gedekt door een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar in het betreffende geval uitkeert.

Indien de verzekeraar niet uitkeert, is de aansprakelijkheid, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag dat is gefactureerd voor het deel van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.

19. Overmacht

Smart Systems Desk is niet verantwoordelijk voor tekortkomingen of vertragingen als gevolg van omstandigheden die redelijkerwijs buiten haar invloed liggen.

Hieronder kunnen onder andere vallen: ernstige internet- of hostingstoringen, stroom- of telecomstoringen, uitval van externe leveranciers, cyberincidenten, overheidsmaatregelen, stakingen, natuurrampen of andere omstandigheden die uitvoering tijdelijk of blijvend onmogelijk maken.

Verplichtingen die door overmacht worden geraakt, kunnen gedurende de duur van de overmacht worden opgeschort.

20. Beëindiging

Een overeenkomst kan worden beëindigd overeenkomstig de voorwaarden van de individuele overeenkomst en het toepasselijke Nederlandse recht.

Smart Systems Desk kan een overeenkomst opschorten of beëindigen indien de klant wezenlijk tekortschiet in de nakoming van overeengekomen verplichtingen, waaronder betaling of het verlenen van noodzakelijke medewerking.

21. Wijzigingen in deze voorwaarden

Smart Systems Desk kan deze algemene voorwaarden wijzigen.

Kleine wijzigingen kunnen direct worden doorgevoerd.

Inhoudelijke wijzigingen die van invloed zijn op een bestaande overeenkomst worden behandeld overeenkomstig toepasselijk recht en de individuele overeenkomst met de klant.

22. Ongeldige bepalingen

Indien een bepaling uit deze algemene voorwaarden ongeldig of niet afdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

De ongeldige bepaling wordt, voor zover juridisch mogelijk, vervangen door een geldige bepaling die het oorspronkelijke doel zo dicht mogelijk benadert.

23. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Overeenkomsten met Smart Systems Desk worden beheerst door Nederlands recht.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waar Verhoef Media is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

24. Contact

Smart Systems Desk
Handelsnaam van Verhoef Media
KvK: 57128944
Zebraspoor 566
3605 HG Maarssen
Nederland
info@smartsystemsdesk.nl